Faktanya, kita mungkin hanya memahami kurang dari separuh cara pintas dan fungsi tambahan dari katakanlah email. Mungkin mencari fungsi selain yang mendasar memakan terlalu banyak waktu. Akibatnya mungkin kita masih menggunakan cara tradisional saat mengirimkan email. Namun, bagaimana jika mempelajari beberapa trik dapat mengindarkan Anda dari kesalahan besar saat mengirimkan email sekaligus mengesankan rekan kerja Anda?

1. Cara Membatalkan Email yang Sudah Terkirim.

Saat tersadar salah mengirimkan email—yang seharusnya dikirimkan kepada klien, namun justru dialamatkan ke orang lain. Mungkin saja karena Anda lupa mengganti nama penerima email saat menggunakan draft surat tahun lalu. Tangan Anda membiru, lalu bagaimana selanjutnya?

Perasaan ini mungkin pernah Anda alami. Walaupun sebagian besar pekerja kantoran seperti kita akan memaafkan kesalahan kecil ini, email resmi yang salah alamat saat berurusan dengan klien besar juga bukanlah perkara remeh.

Sekarang, Anda dapat mengatasi kecemasan ini hanya dengan satu klik, betapa beruntungnya!

[Gmail] Untuk menyalakan fitur undo di Gmail, cukup masuk ke pilihan settings kemudian aktifkan. Ingatlah untuk memilih batasan waktu untuk membatalkan pengiriman email setelah dikirimkan.

Tips: Semakin lama batasan waktu yang dipilih (30 detik) semakin baik!

Di bawah settings Gmail, temukan pilihan Undo Send. Atur batasan waktu yang Anda pilih.

Pilihan ini tersedia kapan pun email dikirimkan.

Catatan: Jika batasan waktu di Gmail telah terlampaui, email akan dikirimkan ke penerima dan tidak ada yang dapat Anda lakukan lagi.

[Microsoft Outlook] Aktifkan fitur Recall This Message di akun Outlook Anda. Cara ini hanya berlaku jika penerima email Anda juga menggunakan Outlook. Jika tidak, Anda tidak dapat melakukan apa pun pada email yang telah terkirim.

Pilihan Recall di Microsoft Outlook

Cukup buka folder email yang telah terkirim (sent) dan pilih email yang ingin Anda batalkan pengirimannya. Klik Actions dan Recall This Message. Fungsi ini juga memungkinkan Anda untuk membatalkan, mengganti, ataupun menghapus email yang telah dikirimkan.

Cara dasar lainnya untuk menghentikan pengiriman email secara harfiah adalah mencabut koneksi internet segera setelah Anda tidak sengaja mengeklik tombol send. Setelahnya, masuk ke outbox dan hapus pesan tersebut. Secara umum, semua email yang masih berada dalam outbox belum diterima oleh pihak lain.

Untuk menghindari kepanikan, periksalah isi email Anda secara saksama sebelum mengirimkannya ke orang-orang penting!

2. Mencari Sesuatu?

Jika seperti mencari jarum dalam tumpukan jerami, cobalah gunakan magnet. Jika Anda mencari satu email di antara timbunan email lainnya, cobalah gunakan search box.  Anda juga bisa mengetik has:James mencari email dari James.

[Gmail] Cari search bar di Gmail dan ketikkan has:attachment. Anda juga bisa mengetik has:James mencari email from James.

Tambahkan kode “has:attachment” di search bar.

[Microsoft Outlook] Tekan Ctr+E untuk menampilkan search bar instan. Jika Anda menggunakan Outlook versi HTML (di peramban), mengetikkan has:attachment di search bar akan menampilkan semua email yang memiliki lampiran (attachment). 

Hasil pencarian di Microsoft Outlook

Karena beberapa alasan, melihat inbox email yang terisi penuh bisa membuat Anda malas. Sama seperti laci meja kantor, gunakan folder dan label untuk memilah-milah email Anda juga!

[Gmail]

Tidak ada folder pada Gmail, namun ada label. Jika email Anda berisi kalimat “Selamat Hari Valentine” dan Anda membuat label yang sama, email itu akan terlabeli secara otomatis. Label juga berfungsi mirip seperti folder, yang memungkinkan Anda menarik dan mengelompokkan email dari dalam inbox.

Labels inside Gmail

[Microsoft Outlook] Jika Anda menggunakan Outlook untuk mengirimkan email, Anda juga bisa menciptakan folder tertentu untuk menata beragam email di dalamnya.

Buatlah folder dan subfolder untuk menata kotak surat Anda di Microsoft Outlook

3. Lacak Email Anda

Sebelumnya, status email yang telah dikirimkan sulit dilacak. Namun fitur tracking dapat ditambahkan pada email sehingga memungkinkan Anda mengetahui siapa saja yang sudah dan belum membacanya.

Secara sederhana, ada beberapa program yang dapat membantu Anda melacak jumlah orang yang telah membuka dan mengeklik email. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui tingkat ketertarikan orang-orang terhadap penawaran terbaru atau memastikan ucapan rekan kerja yang mengatakan belum membuka email dari Anda.

Contoh layanan seperti ini meliputi Hubspot, Followup.cc, mailchimp, dan banyak lainnya.

Kirimkan email yang terlacak dengan HubSpot Sales

Catat jumlah email yang dibuka dan diklik, lacak dengan HubSpot Sales plugin di perambang web 

Laporan Mailchimp Campaign

4. Hemat Waktu dan Buat Orang Lain Terkesan dengan Cara Pintas Berikut Ini

Saat tidak ada mouse, abaikan trackpack, dan manfaatkan cara pintas untuk menggunakan email. Hal ini bahkan bisa membuat atasan dan rekan kerja Anda terkesan!

Untuk memilai, jika Anda menggunakan Gmail, masuklah ke settings dan nyalakan Keyboard Shortcuts kemudian tekan Save.

Untuk menulis email baru

  • [Gmail] tekan C
  • [Microsoft Outlook] Ctr + Shift + M  

Untuk membalas email

  • [Gmail] Tekan R
  • [Microsoft Outlook] Alt + R untuk membalas

Untuk mem-forward email

  • [Gmail] Tekan F
  • [Microsoft Outlook] Alt + W


Untuk mengirimkan email

  • [Gmail] Setelah menulis email, tekan tab + enter
  • [Microsoft Outlook] Alt + S

Ada begitu banyak cara pintas baik untuk Gmail maupun Outlook. Namun, kami memahami bahwa Anda mungkin hanya membutuhkan pilihan di atas untuk memulai. Rekan kerja Anda mungkin bahkan ingin belajar satu dua hal dari Anda!

5. Catat Tugas Anda

Semua program yang dapat mencatat tugas dapat membantu meringkankan beban memori Anda. Sebagian besar program ini gratis, sehingga mengapa tidak mencobanya untuk mengetahui manfaatnya? Selain mencatat tugas, program seperti ini juga dapat mencatat informasi lainnya seperti catatan, kata-kata mutiara kesukaan Anda, daftar belanja mingguan, dan tautan situs web bermanfaat yang mungkin ingin Anda gunakan di kemudian hari.

Anda bisa mencoba Trello, Google Keep, Todoist, Wunderlist, Any.do, HabitRPG, dan beragam program lainnya di perangkat elektronik. Hal yang terbaik adalah sebagian besar program ini dapat diakses dari ponsel sehingga Anda dapat terus memantau tugas-tugas sekalipun tidak sedang menggunakan komputer.

Google Keep

Trello

Trik bekerja ini tentu bermanfaat di kantor. Secara bersamaan, program sederhana seperti dapat berdampak besar pada tingkat produktivitas Anda! Program apalagi yang bermanfaat dalam mengatur pekerjaan Anda?

Tautan ke situs web eksternal ke Grup Asuransi Tokio Marine disediakan untuk kenyamanan dan informasi bagi Anda. Akan tetapi, kami tidak memberikan jaminan atau pernyataan (baik secara tegas, tersirat, undang-undang atau sebaliknya) terhadap akurasi atau kesesuaian pada konten tersebut karena konten ini tidak diubah atau diperbaharui oleh kami. Kami tidak mengesahkan produk atau jasa yang terdapat pada situs ini ataupun menyiratkan bahwa produk, jasa atau kegiatan yang ada di situs ini adalah selalu tercakup tercakup di dalam polis kami. Untuk informasi lebih lanjut mengenai produk kami, silahkan mengunjungi informasi produk kami atau hubungi kami.