แท้ที่จริงแล้ว เราต่างรู้เกี่ยวกับทางลัดและฟังก์ชั่นเพิ่มเติมต่าง ๆ เพียงไม่ถึงครึ่ง ยกตัวอย่าง เช่น อีเมล์ของเรา บางทีการค้นหาฟังก์ชั่นอื่นนอกเหนือจากการใช้งานเบสิกแล้วอาจทำให้ต้องเสียเวลาไม่น้อย บางทีเราก็อาจจะยังคงย้อนกลับไปที่วิธีการส่งอีเมล์แบบเดิม ๆ อย่างไรก็ตาม ถ้าลองศึกษาเคล็ดลับเล็ก ๆ น้อยๆ เหล่านี้ที่จะช่วยป้องกันตัวเองไม่ให้เกิดการส่งอีเมล์ผิดพลาดและสร้างความประทับใจให้กับเพื่อนร่วมงานดูล่ะ?

1. โอกาสในการแก้ไขปัญหาการส่งอีเมล์ผิดพลาด

ขณะที่รู้สึกตัวว่าอีเมล์ที่เพิ่งส่งออกไปนั้น เป็นอีเมล์ที่ต้องส่งไปยังลูกค้าแต่กลับส่งออกไปผิด คุณอาจจะประมาทที่จะตรวจสอบรายชื่อผู้รับจากอีเมล์ของปีที่แล้ว คงมีอาการมือเย็นเฉียบแน่ ๆ จะทำอย่างไรต่อไป?

คุณคงเคยรู้สึกเช่นนี้มาก่อน ในขณะที่คนส่วนใหญ่ต่างพากันขอร้องให้โลกให้อภัยกับปัญหาเล็กน้อยที่เกิดความผิดพลาดจากอีเมล์  ซึ่งไม่ใช่เรื่องตลกเลยถ้าอีเมล์นั้นเป็นอีเมล์ที่เป็นทางการและผู้รับก็คือลูกค้ารายใหญ่

ลองดู วิธีที่สามารถทำลายความวิตกกังวลใจทั้งหมดออกไปได้ในหนึ่งคลิก คุณพระช่วย!

[Gmail] เปิดใช้งานคุณสมบัติ Undo ใน Gmail โดยเข้าไปที่เมนู การตั้งค่า และเปิดใช้งาน  จำไว้ว่าเลือกเวลาที่ต้องการจำกัดไว้ที่ Undo สำหรับอีเมล์ที่ทำการส่งออกไปแล้ว

เคล็ดลับ: ตั้งเวลาให้เยอะเข้าไว้ (30 วินาที) จะดีกว่า!

ภายใต้เมนูการตั้งค่า ให้ดูที่ตัวเลือกการส่ง แล้วตั้งค่าเวลาตามที่ต้องการ

ตัวเลือก Undo จะพร้อมใช้งานทุกครั้งที่มีการส่งออกอีเมล์

หมายเหตุ: หากล่วงเลยเวลาที่ตั้งจำกัด Undo ไว้ อีเมล์จะถูกส่งออกไป ซึ่งจะไม่สามารถแก้ไขอะไรได้อีกแล้ว

[Microsoft Outlook] ฟังก์ชั่น Recall This Message ในเมนูการตั้งค่าของ  Outlook  ซึ่งฟังก์ชั่นนี้จะทำงานหากผู้รับก็ใช้ Outlook เหมือนกันเท่านั้น หากไม่ใช่ ก็ไม่สามารถดำเนินการใด ๆ ได้หากอีเมล์ได้ถูกส่งออกไปแล้ว

ตัวเลือก Recall option ของ Microsoft Outlook

เปิดโฟล์เดอร์อีเมล์ที่ส่งออกแล้ว และเลือกอีเมล์ที่ต้องการยกเลิก คลิกเพื่อยกเลิก ฟังก์ชั่นนี้ให้คุณสามารถยกเลิก หรือลบข้อความที่ถูกส่งออกไปแล้ว

อีกวิธีหนึ่งที่สามารถทำได้ คือการถอดสายเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตหลังจากที่เกิดการส่งอีเมล์ผิดพลาดในทันที จากนั้นไปที่กล่องจดหมายออกเพื่อลบอีเมล์ออก จำไว้ให้ดีว่า ตราบใดที่อีเมล์ยังอยู่ในแถบกล่องจดหมายออก อีเมล์นั้นจะยังไม่ถูกส่งออกไปถึงฝ่ายอื่น ๆ  

เพื่อหลีกเลี่ยงอาการตื่นตระหนกเหล่านี้ ควรตรวจสอบเนื้อหาของอีเมล์อย่างระมัดระวังก่อนทำการส่งออกไปยังบุคคลสำคัญ!

2. กำลังมองหาอะไรอยู่?

หากเปรียบเป็นเหมือนการหาเข็มที่ตกอยู่ในสนามหญ้า ก็ให้ลองใช้แม่เหล็กหาดู หากเป็นการหาอีเมล์ใดอีเมล์หนึ่ง ในบรรดาอีเมล์มากมายในกล่องจดหมาย ให้ลองค้นหาในกล่องค้นหาดูสิ โดยอาจจะลองพิมพ์ลงไปว่า  “has:James” เพื่อหาอีเมล์ที่มาจาก James.

[Gmail] พิมพ์ลงในช่องค้นหาใน Gmail  ว่า “has:attachment” ซึ่งอาจจะพิมพ์เป็น “has:James” ก็ได้ เพื่อค้นหาอีเมล์ที่มาจาก James

ใส่รหัส “has:attachment” ลองในแถบค้นหา

[Microsoft Outlook] กด Ctr+E เพื่อให้แถบค้นหาปรากฏขึ้นมา หากใช้งานในเวอร์ชั่น HTML version พิมพ์ลงไปว่า  has:attachment ในแถบค้นหาจะทำให้ปรากฏเป็นอีเมล์ขึ้นมาพร้อมกับไฟล์แนบ 

ผลการค้นหาใน Microsoft Outlook

อย่างไรก็ตาม ความลำบากการค้นหาอีเมล์ในกล่องข้อความเข้านั้น สามารถปรับปรุงได้ เหมือนกับการเก็บของแยกลงในแต่ละลิ้นชักเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา นั่นคือ การใช้โฟลเดอร์ และป้ายกำกับรายการเพื่อแยกประเภทอีเมล์ของคุณได้เช่นกัน!

[Gmail]

ใน Gmail จะเรียกว่า ป้ายกำกับแทนการเรียกว่าโฟลเดอร์ หากเป็นอีเมล์เกี่ยวกับ “สุขสันต์วันวาเลนไทน์” Gmail อาจจะทำการตั้งค่าป้ายกำกับให้อัตโนมัติ ซึ่งการทำงานเหมือนกับการจำแนกโฟลเดอร์ ที่คุณสามารถลากอีเมล์ไปใส่ไว้ตามแต่ละป้ายกำกับได้จากกล่องจดหมายปกติ

ป้ายกำกับภายใน Gmail

[Microsoft Outlook] หากคุณใช้อีเมล์จาก Outlook คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ที่ใช้สำหรับการแยกประเภทและจำแนกอีเมล์ที่อยู่ในกล่องจดหมายเข้าไ

สร้างโฟลเดอร์หลักและโฟลเดอร์ย่อย เพื่อจัดจำแนกอีเมล์ใน Microsoft Outlook ให้เป็นระเบียบ

3. ประหยัดเวลาและสร้างความพึงพอใจด้วยทางลัดเหล่านี้

เวลาที่ต้องใช้งานคอมพิวเตอร์โดยไม่มีเมาส์  ให้ลืมเรื่องการติดต่อระหว่างเว็บไซต์และเข้าสู่กล่องจดหมายด้วยทางลัดเหล่านี้! ที่สามารถทำให้เพื่อนร่วมงานและหัวหน้าต้องร้องว้าวเลยทีเดียว!

เริ่มต้นด้วย หากคุณคือผู้ใช้งาน Gmail ให้เข้าไปยังเมนูการตั้งค่า และเปิดใช้งานแป้นพิมพ์ทางลัดแล้วกดบันทึก

การร่างจดหมายใหม่

  • [Gmail] กด ‘C’
  • [Microsoft Outlook] Ctr + Shift + M  

การตอบอีเมล์

  • [Gmail] กด R
  • [Microsoft Outlook] Alt + R to reply

การส่งต่ออีเมล์

  • [Gmail] กด F
  • [Microsoft Outlook] Alr + W

การส่งอีเมล์

  • [Gmail] หลังจากที่พิมพ์ข้อความลงไปแล้ว กด tab + enter
  • [Microsoft Outlook] Alt + S

นอกจากนี้ ยังมีทางลัดอื่น ๆ อีกมากมายสำหรับทั้ง Gmail และ Outlook อย่างไรก็ตาม เรามั่นใจว่าคุณต้องการข้อมูลเหล่านี้เพื่อการเริ่มต้นเท่านั้น ที่เพื่อนร่วมงานต้องมาเรียนรู้จากคุณสักเรื่องแน่นอน!

4. การติดตามอีเมล์

ในอดีตนั้น เป็นเรื่องที่ยากลำบากทีเดียวในการที่จะสามารถรู้สถานะของอีเมล์ที่ได้ส่งออกไปแล้ว ความสามารถในการติดตามที่สามารถเพิ่มเติมเข้าไปได้โดยตรงกับอีเมล์ของคุณ จะทำให้คุณสามารถทราบได้ว่ามีผู้อ่านอีเมล์นั้นหรือไม่

เพียงการกรอกลงไป ในโปรแกรมที่เป็นเหมือนกับผู้ช่วยให้คุณได้ทราบสถานะและสามารถช่วยให้ตรวจสอบอัตราการเปิดอ่านและการคลิกได้ วิธีนี้ คุณจะสามารถตรวจสอบระดับความสนใจของการ การขายใหม่ที่คุณได้ทำการติดต่อไว้และทราบว่าเพื่อนร่วมงานบอกความจริงหรือไม่ เวลาที่พวกเขาพูดว่า "ยังไม่ได้รับอีเมล์นั้นเลย"

ตัวอย่างของบริการเหล่านี้ เช่น Hubspot, Followup.cc, mailchimp เป็นต้น

การส่งอีเมล์แบบสามารถติดตามได้โดยใช้ HubSpot Sales

บันทึกการคลิกและเปิดดูอีเมล์ ด้วยการติดตามโดยการเพิ่มปลั๊กอิน HubSpot Sales เข้ากับเว็บ   เบราเซอร์ 

รายงานแคมเปญ Mailchimp

5. รู้จักติดตามงานที่ทำ

เครื่องมือที่จะช่วยให้สามารถติดตามหน้าที่งานที่ได้รับมอบหมายเพื่อช่วยแบ่งเบาภาระในการจดจำ ซึ่งล้วนแต่เป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้ฟรีเกือบทั้งนั้น ดังนั้น ทำไมไม่ลองใช้ดูล่ะ หากเครื่องมือเหล่านี้เหมาะกับคุณ? นอกเหนือจากการติดตามงานที่ทำแล้ว ยังสามารถติดตามข้อมูลอื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นบันทึก คำคมให้กำลังใจที่ชื่นชอบ รายการจับจ่ายสุดสัปดาห์ และการเชื่อมโยงไปยังเว็บไซต์ที่อาจจำเป็นต้องใช้งานในอนาคต


ลองศึกษาการใช้งานของ Trello, Google Keep, Todoist, Wunderlist, Any.do, HabitRPG, และอื่น ๆ อีกมากมาย ที่เป็นโปรแกรมที่ช่วยจัดการหน้าที่งานที่ได้รับมอบหมายของคุณโดยสามารถใช้กับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ได้ ซึ่งอุปกรณ์ที่เข้าถึงได้ง่ายที่สุดก็คือโทรศัพท์มือถือนั่นเอง ดังนั้น คุณจะสามารถติดตามงานของคุณได้ตลอดเวลา

Google Keep

Trello

เคล็ดลับในการทำงานเหล่านี้ จะต้องเป็นประโยชน์สำหรับการทำงานอย่างแน่นอน เครื่องมือเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้ สามารถทำให้เกิดความแตกต่างมากมายกับประสิทธิภาพของการทำงานของคุณ! มีเครื่องมืออื่น ๆ ที่คุณรู้จักที่ช่วยจัดการงานให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยอีกไหม?

การเชื่อมโยงไปยังเว็บไซต์ของบุคคลภายนอก

เว็ปไซต์นี้มีการเชื่อมโยงกับเว็ปไซต์ซึ่งมีบุคคลภายนอกเป็นเจ้าของและผู้ดำเนินการ  ทั้งนี้ เป็นเพียงการอำนวยความสะดวกให้แก่ท่านเท่านั้น

กลุ่มบริษัทโตเกียวมารีนประกันภัยจึงไม่มีอำนาจ ควบคุม รับรอง รับประกัน หรือยืนยันความถูกต้อง ความเหมาะสม ความน่าเชื่อถือหรือรับผิดชอบในเนื้อหาข้อมูลใดๆที่ปรากฎในเว็บไซต์ของบุคคลภายนอก

กลุ่มบริษัทโตเกียวมารีนประกันภัยมิได้มีส่วนเกี่ยวข้องไม่ว่าในลักษณะใด ๆ กับเว็บไซต์ของบุคคลภายนอก และไม่รับผิดชอบต่อความเสียหายใดๆที่เกิดขึ้นจากการเข้าชมเว็ปไซต์ของบุคคลภายนอก