Komunikasi berperan penting dalam membina hubungan baik.

Walaupun banyak dari kita menyampaikan pesan dengan bahasa yang dipilih dengan hati-hati, tetap saja ada kemungkinan diartikan sebagai hal yang kasar atau kritis oleh penerimanya.

Selalu ada ruang untuk perbaikan dalam upaya mengembangkan keterampilan komunikasi yang baik; tips-tips berikut mungkin akan berguna!

Ketika Marah pada Seseorang

Memulai pembicaraan dengan kata-kata baik dapat membantu memperbaiki situasi. Pecahkan ketegangan dengan mengatakan, “Ada apa?” dengan suara lembut. Ini menunjukkan bahwa Anda lebih memedulikan lawan bicara daripada diri Anda sendiri. Sesuai aturan umum, hindari kritik apa pun yang terjadi karena kritik hanya akan memanaskan ketegangan yang sudah ada. Jika ada poin negatif yang ingin Anda kemukakan, tunda dahulu untuk didiskusikan kemudian bila ‘badai’ telah berlalu.

Ketika Meminta Maaf

Meminta maaf kadang merupakan hal sulit namun sangat besar pengaruhnya dalam memperbaiki hubungan. Meskipun demikian, orang tidak ingin mendengar permintaan maaf yang dipenuhi alasan.

Ketika membenarkan tindakan Anda, usahakan mengganti kata “tapi” dengan jeda dan Anda akan terkejut dengan perbedaannya. Penggantian sederhana ini memungkinkan Anda menjelaskan alasan namun masih terdengar tulus.

“Maaf tapi aku sudah melakukan yang terbaik” vs “Maaf. Aku sudah melakukan yang terbaik.”

Lawan bicara kemungkinan akan melihat ini sebagai isyarat perbaikan dan bukan upaya lemah untuk membela diri. Dari sini, upaya untuk memperbaiki masalah akan jadi lebih mudah.

Ketika Mendengarkan

Masalah komunikasi yang umum kita temui terjadi ketika pihak yang mendengar menarik kesimpulan sebelum pihak lain selesai berbicara.

Kita sering mendengar, “Ya, kamu sudah mengatakan itu sebelumnya” ketika kita belum selesai bicara. Ini menunjukkan bahwa lawan bicara bosan atau secara tidak langsung dia mengatakan, “Apa aku begitu tidak penting sampai kamu lupa obrolan kita yang lalu?”

Sebaliknya, jika jawabannya adalah, “Ya, aku ingat”, itu memberi kesan bahwa pihak yang mendengar cukup peduli untuk mengingat apa yang telah didiskusikan dan memberi penegasan pada pihak yang berbicara. Bukankah ini yang lebih ingin Anda dengar ketika berbicara dengan seseorang?

Ketika Mengirim Email

Ini terjadi sepanjang waktu di kantor. Anda menerima email dan tidak bisa tidak berpikir bahwa si pengirim tidak senang dengan Anda. Nada email bisa dianggap kasar, sarkastis, atau menuntut. Mengapa demikian?

Menurut Daniel Goleman, penulis Social Intelligence, walaupun isi email bersifat netral, kebanyakan dari kita sering mengasumsikan bahwa nadanya negatif. Teknologi menghilangkan banyak nuansa komunikasi antarpribadi dan hanya menyisakan kekosongan yang oleh manusia secara insting diisi dengan kenegatifan.

Untuk mengatasi masalah ini, akhiri email dengan kalimat singkat bernada positif:

“Terima kasih, silakan beri tahu saya jika Anda punya pertanyaan lain!”

Penerima akan merasa bahwa Anda bersedia untuk terus membantu dan bukan mendapat kesan bahwa Anda tidak tertarik dalam percakapan tersebut.

N.B.: Walaupun Anda sungguh merasa bahwa emoticon hanya dimaksudkan untuk pesan teks informal, mungkin menggunakannya dapat membantu memperjelas isi email kerja. Siapa tahu, wajah kuning yang tersenyum itu dapat mencerahkan hari seseorang!

Ketika Membuat Orang Merasa Dihargai

Untuk memberi kesan baik pada seseorang dan membuat dia merasa spesial atau dihargai, Anda hanya memerlukan sedikit kerendahan hati. Mintalah pendapat atau sarannya akan suatu hal. Anda akan terkejut saat menyadari keefektifan cara ini dalam membangun fondasi pertemanan yang solid.

Pesan bawah sadar akan berpengaruh dan orang yang memberikan pendapatnya cenderung menganggap bahwa dia mungkin membantu Anda karena menyukai Anda. Ini adalah situasi yang sama-sama menguntungkan karena kedua pihak mendapatkan respek dan kesan disukai yang bersifat mutual!

Akan tetapi, batasan antara meminta saran dan meminta bantuan sangatlah tipis. Meminta bantuan dari seseorang yang hampir tidak Anda kenal mungkin terkesan lancang, sama halnya dengan kenalan yang hanya menghubungi Anda saat dia membutuhkan sesuatu!

Bila Anda Memiliki Anak

Beberapa bentuk kasih sayang lebih mudah disampaikan dengan kata-kata, jadi mengapa Anda tidak menulis surat untuk anak Anda? Anda mungkin menikmati proses menulis (baik email atau surat kertas) dan anak pasti akan sangat senang menerima surat dari Anda! Cobalah menulis surat kepada anak Anda yang masih kecil seolah dia sudah dewasa. Sebaliknya, bayangkan Anda menerima surat berwarna-warni yang ditulis anak dengan pikirannya dan dilengkapi gambar Anda, surat itu pasti akan membuat hari Anda istimewa, bukan?

Saat anak sudah lebih besar, Anda dapat memberikan arsip tertulis cerita masa kanak-kanak mereka yang berharga. Ibu saya pernah menunjukkan surat lama kepada bibi yang menjelaskan penyebab bekas luka di bawah dagu dan lutut saya akibat bermain dengan kakak di taman dan tersandung cabang pohon. Setelahnya, setiap kali melihat luka itu, saya akan mengingat kembali kenangan indah itu, dan hal ini membawa perasaan yang hangat dan nyaman.

Apa pun situasinya, ambillah jeda, tarik napas, dan pikirkan lebih dahulu sebelum mengatakan sesuatu. Jeda bijak ini sangat membantu dalam situasi yang terancam oleh emosi tak terkendali. Dengan kiat yang telah diuraikan di atas, Anda telah berada di tengah jalan untuk menjadi komunikator yang lebih mahir! :)

Tautan ke situs web eksternal ke Grup Asuransi Tokio Marine disediakan untuk kenyamanan dan informasi bagi Anda. Akan tetapi, kami tidak memberikan jaminan atau pernyataan (baik secara tegas, tersirat, undang-undang atau sebaliknya) terhadap akurasi atau kesesuaian pada konten tersebut karena konten ini tidak diubah atau diperbaharui oleh kami. Kami tidak mengesahkan produk atau jasa yang terdapat pada situs ini ataupun menyiratkan bahwa produk, jasa atau kegiatan yang ada di situs ini adalah selalu tercakup tercakup di dalam polis kami. Untuk informasi lebih lanjut mengenai produk kami, silahkan mengunjungi informasi produk kami atau hubungi kami.